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Microsoft 365: Rechtskonformer Einsatz möglich?

Ein Arbeitskreis der Datenschutzkonferenz von Bund und Ländern (DSK) befasst sich seit  längerem mit der Cloud-Software „Microsoft 365“ und die Konformität von Datenerhebungen, -speicherungen und -übermittlungen. Die knappe Mehrheit identifiziert Datenschutzprobleme.

Im Unterschied zum lokal auf einem Rechner betriebenen „Microsoft Office“ ermöglicht es die „365“-Variante, Office-Dateien cloudbasiert abzulegen und so ortsunabhängig von beliebigen unterstützen Endgeräten aus zu arbeiten. Dass diese Cloud-Lösung für ihre ordnungsgemäße Funktion nicht ohne die Verarbeitung diverser Informationen auskommt, liegt zwar auf der Hand. Die seit 2019 mit der Office-Lösung befasste Delegation der Datenschutzkonferenz von Bund und Ländern (DSK) kommt aber zu dem Ergebnis, dass Microsoft Daten über den Dienst jenseits dessen verarbeitet, was nach der DSGVO erlaubt ist.

Datenerhebung intransparent

Nach Ansicht der Datenschützer fehle es an hinreichender Transparenz dahingehend, welche Arten von personenbezogenen Daten überhaupt von Microsoft erhoben würden. So sei unklar, welche Informationen beim Anwender abgegriffen und für welche Zwecke sie genutzt würden. Behindert werde eine klare Bewertung auch dadurch, dass verschiedene Erklärungen zum Datenschutz über diverse Vertragsgrundlagen (etwa die „Online Service Terms“ von Microsoft einerseits und das „Data Processing Addendum“ andererseits) verstreut seien.

Als weiteres Problem wurde identifiziert, dass Microsoft Diagnosedaten beim Anwender erhebe und diese auch an Microsoft-Server in den USA übertrage. Dort seien die Daten nicht hinreichend vor Zugriffen durch amerikanische Sicherheitsbehörden geschützt. Auch fehle es auf Seiten von Microsoft an hinreichenden Informationen zu den Datensicherheitsmaßnahmen des Unternehmens. Bezüglich der Datenschutzkonformität von Microsoft 365 scheint ein letztes Wort noch nicht gesprochen, ist auf der Plattform der anwaltlich organisierten Händlerbetreuung IT-Recht Kanzlei zu lesen. Dass sich acht Landesbehörden gegen die Einschätzungen stellten, zeige, dass Datenschutzprobleme in Verbindung mit dem Microsoft-Service nicht eindeutig sind.

Quelle: IT Recht-Kanzlei


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