E-Mails im Geschäftsverkehr: Was muss aufbewahrt werden?

Zur Dokumentation von Geschäftsvorgängen müssen bestimmte E-Mails archiviert werden. Die IT-Recht Kanzlei zeigt in einem aktuellen Beitrag, welche E-Mails betroffen sind, wie lange sie aufzubewahren sind und welche Anforderungen dabei gelten.

Im Kurzüberblick: Nicht jede geschäftliche E-Mail muss archiviert werden. Eine Aufbewahrungspflicht kann insbesondere bestehen, wenn die E-Mail selbst einen Handels- oder Geschäftsbrief, einen Buchungsbeleg oder eine Rechnung darstellt.

Dient eine E-Mail lediglich dazu, ein aufbewahrungspflichtiges Dokument im Anhang zu übermitteln, muss sie selbst grundsätzlich nicht aufbewahrt werden. Voraussetzung ist, dass sie keine zusätzlichen aufbewahrungspflichtigen Informationen enthält.

Die Aufbewahrungspflichten haben auch für Betriebsprüfungen praktische Bedeutung. Das Finanzamt darf grundsätzlich die Vorlage aufbewahrungspflichtiger E-Mails verlangen. Diese sollten daher so archiviert werden, dass sie auch Jahre später gezielt aufgefunden und bereitgestellt werden können.

Bei der technischen Umsetzung sind insbesondere die Vorgaben der GoBD zu beachten. Aufbewahrungspflichtige E-Mails müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar und lesbar bleiben und vor unbemerkten Veränderungen und Löschungen geschützt werden.

Eine Pflicht zur pauschalen Archivierung des gesamten E-Mail-Verkehrs folgt daraus nicht. Eine solche Vollarchivierung kann vielmehr datenschutzrechtliche Probleme verursachen. Unternehmen sollten daher festlegen, welche E-Mails aufbewahrt werden müssen, wie lange sie gespeichert werden und wann sie zu löschen sind.

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