AGEV-Unternehmertreff: Was der kostenfreie Copilot-KI-Chat kann

Am 6. November fand im Rahmen des AGEV-Unternehmertreffs der dritte Teil der Reise in die Welt der Microsoft-KI statt. Der Fokus lag dieses Mal auf der Frage: Was kann die kostenfreie Standardversion des Copilot? Referent Pascal Böckmann führte live vor, wie sich die Chatfunktion produktiv nutzen lässt – und wo die Grenzen der bezahlfreien Variante liegen.

„Ihre Reise in die Welt der Microsoft-KI: Werkzeuge für den Arbeitsalltag, Produktivitätssteigerung durch Prompting und Microsoft 365 Copilot in Aktion“ lautete der Titel des AGEV-Unternehmertreffs. In seinem Vortrag erläuterte Referent Pascal Böckmann, Consultant beim Bonner IT-Dienstleister Synalis, was die lizenzfreie Standardlösung des Copilot kann. „Mit der kostenfreien Variante haben Sie schon viele Möglichkeiten, Ihre tägliche Arbeit einfacher und schneller zu gestalten“, so der KI-Experte. Die Vorteile: Der Chat ist optimiert für Standardprozesse, schnell verfügbar und hat Best Practices bereits integriert. Durch stetige Erweiterung biete die Standardlösung aktuell schon wesentlich mehr als noch vor einem halben Jahr.

Der Copilot-Chat ist für M365-Kunden im Browser der Wahl (copilot.microsoft.com) oder über die App als klassisches Chat-Interface verfügbar. Böckmann zeigte, welche Leistungen die KI als schneller Assistent für Text, Struktur oder Auswertung kostenfrei erbringt. In einer Demo zog Böckmann zum Beispiel die Excel-Feedbackliste zu einer Schulung in den Chat und demonstrierte, wie Copilot sie auswerten, nach Stichworten und Antwortmustern clustern und Verbesserungen ableiten kann – ein praxisnahes Beispiel für schnelle administrative Entlastung. In einer weiteren Demo zeigte er, wie sich aus Textinhalten mithilfe des Markdown-Formats eine Mindmap in englischer Sprache generieren lässt. Ob kleinere Struktur- oder Formatierungsjobs, kurze Zusammenfassungen oder die Ausgabe von Inhalten als Tabelle: Das alles kann der kostenfreie KI-Chat.

Wie es mit dem Datenschutz steht

Ein wichtiger Hinweis von Böckmann: Für Nutzer der Bezahllizenz „Microsoft 365 Copilot“ werden die Optionen „Web“ (bezieht sich auf Copilot im öffentlichen Microsoft-Webumfeld) oder „Arbeit“ (Arbeitskonto Microsoft 365) zur Auswahl gestellt. Möchte man mit dem Copiloten mit den Arbeitsdokumenten in der eigenen M365-Umgebung arbeiten, sollte man die Option „Arbeit“ wählen. Denn dann werden Inhalte und Dateien gemäß den Sicherheits- und Compliance-Standards des Unternehmens bzw. Arbeitskontos behandelt und nicht in das öffentliche Web übertragen. Zudem betont Microsoft ausdrücklich, dass keine Kundendaten (also Inhalte aus M365) zum Trainieren der KI-Modelle verwendet werden.

Der Copilot sei zwar ein Cloud-Produkt, dennoch könne man über die Einstellungen festlegen, ob man nur mit europäischen oder deutschen Servern arbeiten möchte, betonte der Experte. In diesem Fall würden die vom Copilot genutzten Daten nicht in die USA gelangen. „Im Datenschutz ist Microsoft mittlerweile gut aufgestellt, auf jeden Fall deutlich besser als OpenAI.“

Grenzen der Gratis-Variante in Office-Programmen

Auch wenn neuerdings einige wenige nützliche Copilot-Basisfunktionen direkt in den Office-Programmen ohne Lizenz zur Verfügung stehen, etwa die „Summarize“-Funktion für E-Mails in Outlook oder das Erstellen eines Foliensatzes in Powerpoint als Basis zum Weiterarbeiten, verwies Böckmann auf die Grenzen der kostenfreien Copilot-Funktion. Echte Produktivitätssprünge seien erst durch die lizenzpflichtige, tiefe Integration des KI-Assistenten in die Office-Anwendungen Word, Excel, PowerPoint und Teams möglich. Der Copilot könne dann zum Beispiel – zugeschnitten auf die individuellen Bedürfnisse – direkt auf Postfach, Teams-Nachrichten, Kalender oder geteilte Dokumente zugreifen und damit weiterarbeiten. In Outlook können beispielsweis komplette Antwort-E-Mails generiert und mittels individueller Anweisungen angepasst werden. In Excel bietet die Lizenz erweiterte Analysen bis hin zu automatisch vorgeschlagenen Diagrammen und fachlichen Auswertungen in natürlicher Sprache an.

Ein weiterer Baustein im Lizenzpaket sind die Agenten. Sie lassen sich mit gezieltem Wissen (z. B. aus dem Intranet) verbinden und beantworten Fragen auf Grundlage festgelegter Quellen. „Die Agenten sind auch in der ,Pay-as-you-go‘-Variante verfügbar, dann zahlt man flexibel nur für die tatsächlich genutzten Dienste und behält Kostenkontrolle“, so Böckmann.

Die Empfehlung des Experten zum Ende des Unternehmertreffs lässt sich wie folgt zusammenfassen: Es hat Sinn, zunächst in der Gratisversion zu starten, dann die persönlichen Anwendungsbereiche zu identifizieren und bei Bedarf gezielt in die Bezahllizenz zu wechseln.

Video zum AGEV-Unternehmertreff

Möchten Sie den Unternehmertreff im Nachgang anschauen? Senden Sie uns eine Mail dialog@agev.de, dann leiten wir Ihnen den Link zur Aufzeichnung zu.

Wie sieht ein guter Prompt aus?

Lesen Sie dazu unseren Beitrag „KI-Tools: Mit gutem Prompting zu besseren Antworten“