Die eRechnungspflicht kommt – und jetzt?

Das Wachstumschancengesetz, das auch die eRechnungspflicht für Firmen ab 2025 vorsieht, hat grünes Licht vom Bundesrat bekommen. Selbstständige und Kleinunternehmer sollten sich frühzeitig mit dem Thema auseinandersetzen und sich auf das neue Rechnungszeitalter einstellen.

Es ist beschlossene Sache: Ab dem 1. Januar 2025 müssen Firmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. Per E-Mail versandte PDF-Rechnungen gelten dann nicht länger als elektronische Rechnungen, weil sie manuell bearbeitet werden können. Als elektronisch einzustufen sind dem Gesetz nach dann nur noch XML-Formate, die von IT-Systemen zwischen Versender und Empfänger automatisch ohne manuelle Eingriffe verarbeitet werden können. Gültig sind die XML-Formate Cross Industry Invoice (CII) und Universal Business Language (UBL) sowie Factur-X/ZUGFeRD. Zum Lesen und Weiterverarbeiten ist also in jedem Fall eine neue Software erforderlich.

Schonfrist für die Kleinen

Nach der Einführung der Vorschriften für den Empfang und die Archivierung von Rechnungen geht es mit dem Versendeprozess weiter: Ab 2027 beginnt die Pflicht, Rechnungen in einem der gültigen Formate zu versenden. Dies erfolgt gestaffelt nach dem Umsatz, den ein Unternehmen erwirtschaftet. Genauer: Bis Ende 2026 dürfen Firmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz weiterhin Papierrechnungen übermitteln (für in 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze). Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben während dieser Frist noch zulässig, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. Eine Schonfrist wird Unternehmen mit weniger als 800.000 Euro Vorjahresumsatz eingeräumt. Diese müssen erst ab dem 1. Januar 2028 elektronische Rechnungen nach dem neuen Format an ihre Geschäftspartner senden. Zusätzliche Ausnahmen gelten für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrscheine.

Rechnungen zwischen Firmen und Privatpersonen (B2C) sind übrigens nicht betroffen und können weiter auch auf Papier oder PDF erfolgen. Das heißt aber auch: Zählen beide Gruppen – Privat- und Geschäftskunden – zu den Kunden, muss man als Unternehmer möglicherweise mit unterschiedlichen Arten von Rechnungen hantieren. Aller Voraussicht nach wird sich aber für diese Fälle als Standardlösung das in Deutschland schon länger existierende hybride ZUGFeRD-Format (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei) durchsetzen. Da hier die XML-Dateien in ein PDF eingebettet werden, ist eine visuelle Darstellung der Rechnungsdaten problemfrei möglich.

Wie geht es mit dem EDI-Verfahren weiter?

Was viele freuen dürfte: Nach aktuellem Stand kann das etablierte EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) weiterhin genutzt werden, sofern die umsatzsteuerlichen Informationen korrekt und vollständig aus dem Rechnungsformat extrahiert werden können und das Ergebnis der CEN-Norm EN 16931 (Einheitliches Datenmodell für elektronische Rechnungen in Europa) entspricht bzw. mit dieser kompatibel ist. Wirtschaftsverbände wie der DIHK hatten die Politik wiederholt aufgefordert, das gängige Verfahren auch über 2027 hinaus zuzulassen. Sie befürchteten weitreichende Folgen für die Unternehmen, wenn eRechnungssysteme, die nicht vollumfänglich den neuen Vorgaben genügen, dem Gesetz nach verboten sind.

Wird es eine kostenlose „Staatssoftware“ geben?

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) plant, Unternehmen bei der Umsetzung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung zu unterstützen. Hierzu soll eine kostenlose Softwarelösung bereitgestellt werden – voraussichtlich zum 1. Januar 2025. Der Prozess wird derzeit geprüft. Vor allem für Unternehmen, die bisher keine eRechnungsfähige Software – etwa von DATEV oder lexoffice – einsetzen, könnte die kostenfreie Lösung eine willkommene Option sein. Es bleibt jedoch abzuwarten, wie benutzerfreundlich und hilfreich eine staatliche Software in der Praxis letztendlich sein wird.

Trotz Aufwand: Digitalisierung bringt Vorteile

Auch wenn gerade bei kleineren Unternehmen und Selbstständigen noch Unsicherheiten bestehen und die Einführung einer neuen Rechnungssoftware mit einem hohen Zeit- und Ressourcenaufwand verbunden ist, sollten auch die Vorteile gesehen werden: Ist die Hürde erst einmal genommen, lassen sich durch die Digitalisierung der Belegverarbeitung Prozesse optimieren, Durchlaufzeiten verkürzen sowie Papierverbrauch und Kosten einsparen.