Update 2025: Neues Jahr, neue Gesetze

2025 bringt etliche Neuerungen für Unternehmer und Selbstständige. Einige Erleichterungen und die Digitalisierung von Prozessen sind vor allem für kleine Unternehmen von Vorteil, da sie Zeit und Aufwand sparen. Wir werfen einen Blick auf die relevantesten Änderungen. Wer gut vorbereitet ist, vermeidet Fehler.

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Arbeitsrecht

  • Digitale Verträge: Seit Januar können Arbeitsverträge bzw. Informationen über die wesentlichen Vertragsbedingungen per E-Mail oder als digitales Dokument ohne eigenhändige Unterschrift versandt werden. Sie sind gültig, solange sie für Arbeitnehmer zugänglich sind (was bei einer E-Mail der Fall ist), gespeichert und ausgedruckt werden können. Diese Funktionen müssen im übermittelten Dokument aktiviert sein. Das neue Verfahren ersetzt die bisherige Pflicht zur schriftlichen Aushändigung mit Originalunterschrift.
    Wichtig: Bei befristeten Arbeitsverträgen und in Branchen, in denen Schwarzarbeit ein Problem ist, wie das Baugewerbe und das Gaststättengewerbe, bleibt die Pflicht zur Schriftform erhalten.
    Die digitale Option greift ab sofort auch bei Arbeitszeugnissen, wenn der Arbeitnehmer der elektronischen Form mit e-Signatur zustimmt.
  • Digitale Anträge: Ab dem 1. Mai 2025 können auch Anträge auf Elternzeit und Teilzeit während der Elternzeit digital per E-Mail eingereicht werden.
  • Mindestlohn: Der gesetzliche Mindestlohn ist zum 1. Januar 2025 auf 12,82 Euro brutto pro Stunde gestiegen. Damit liegt die Minijob-Grenze bei 556 Euro.

Steuern

  • Steuerbescheide: Alle Steuerbescheide nach dem 31. Dezember 2025 sollen digital bekannt gegeben werden, z. B. per Download. Die Zustellung per Post ist dann nur noch in Ausnahmefällen möglich, etwa wenn der Steuerpflichtige der digitalen Bekanntgabe widerspricht.
  • Abgabefristen für Steuererklärungen: Während Corona wurden die Abgabefristen für Steuererklärungen verlängert. Jetzt geht es zurück zum bekannten Rhythmus: Wer seine Steuererklärung für 2024 selbst erstellt, muss diese bis zum 31. Juli 2025 beim Finanzamt einreichen. Mit Unterstützung eines Steuerberaters verlängert sich die Frist bis zum 30. April 2026.
  • Abfindungen: Die Anwendung der Fünftelregelung bei Abfindungen entfällt beim Lohnsteuerabzug. Sie findet nur noch im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung des Arbeitnehmers statt
  • Umsatzsteuervoranmeldung: Seit Januar können Unternehmen mit einer Zahllast bis 9.000 Euro im Vorjahr vierteljährliche statt monatlicher Voranmeldungen abgeben (vorher lag die Grenze bei 7.500 Euro). Bei einer Zahllast bis 2.000 Euro kann das Finanzamt sogar ganz von der Abgabepflicht befreien.
  • Grundfreibetrag: Der Freibetrag steigt um 312 Euro auf insgesamt 12.096 Euro. Damit bleibt ein größerer Teil des Einkommens steuerfrei.
  • PV-Anlagen-Besteuerung: Für den Kauf von PV-Anlagen fällt schon seit einigen Jahren keine Umsatzsteuer mehr an. Für die Netzeinspeisung auch keine Einkommensteuer – sofern die Anlage gewisse Größengrenzen nicht überschreitet. Bei Einfamilienhäusern und Gewerbeimmobilien (nur eine Gewerbeeinheit) lag diese Grenze bisher bei einer Leistung von 30 Kilowatt-Peak (kWp), bei Mehrfamilienhäusern und Gewerbeimmobilien mit mehreren Gewerbeeinheiten waren es 15 kWp pro Wohn- oder Gewerbeeinheit. Neu ist: Seit Januar gilt für neu gekaufte Anlagen einheitlich für jede Wohn- und Gewerbeeinheit eine Freigrenze von 30 kWp.

Organisation und Verwaltung

  • Größere Umsätze für Kleinunternehmer: Kleinstbetriebe und Selbstständige können 2025 mehr Umsatz machen, ohne ihren Status als Kleinunternehmer zu verlieren. Von der neuen Regelung kann profitieren, wer im Vorjahr bis zu 25.000 Euro Umsatz erzielt hat und im laufenden Kalenderjahr maximal 100.000 Euro erreicht. Bisher liegen die Grenzen bei 22.000 Euro Vorjahresumsatz und bei nur 50.000 Umsatz fürs laufende Jahr. Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer ausweisen und haben dadurch weniger Bürokratie. Die neuen Regeln gelten auch für den Geschäftsverkehr innerhalb der EU.
    Die IHK informiert ausführlich auf ihrer Themenseite Kleinunternehmerregelung.
  • E-Rechnung: Seit Januar ist sie im B2B-Bereich innerhalb Deutschlands Pflicht – zumindest teilweise. Denn zunächst muss nur der Empfang von E-Rechnungen sichergestellt sein. Die Pflicht, E-Rechnungen auch versenden zu können, folgt in Etappen. Somit können einige Unternehmen bis Ende 2026 noch Rechnungen in herkömmlichen Formaten erstellen und versenden. Auch Rechnungen im Papierformat und als PDF sind demnach noch möglich. Später müssen Rechnungen zwischen Firmen in einem strukturierten elektronischen Dateiformat vorliegen, das der EU-Norm EN 16931 entspricht (z. B. „ZUGFeRD“ oder „X-Rechnung“).
    Ausnahme: Anders als ursprünglich geplant müssen Kleinunternehmer keine E-Rechnung ausstellen, aber in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
    Die IHK informiert auf ihrer Themenseite E-Rechnung.
  • Aufbewahrungsfristen: Buchungsbelege müssen nur noch 8 Jahre aufbewahrt werden (vorher 10 Jahre)
  • Betriebsprüfung: Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung wird ausgeweitet, um die Kontrollen durch die Rentenversicherungsträger effizienter und digitaler zu machen. Entgeltabrechnungsdaten müssen bereits digital übermittelt werden, seit Januar gilt das auch für Buchhaltungsdaten. Selbstständige und Unternehmer sollten daher prüfen, ob ihre Programme den gesetzlichen Anforderungen entsprechen bzw. sich nach einer geeigneten Software umsehen. Gut zu wissen: Man kann bei den Rentenversicherungsträgern einen Antrag auf Verzicht der elektronischen Datenübermittlung stellen.
  • Kassensysteme: Zum Januar gilt die neue Meldepflicht für sogenannte „elektronische Aufzeichnungssysteme“. Das heißt, bis zum 31. Juli 2025 müssen bestehende Kassen beim Finanzamt angemeldet werden. Das geht entweder über „Mein Elster“ oder die ERiC-Schnittstelle in der Steuersoftware. Für Kassensysteme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, gilt: Die Meldung muss innerhalb eines Monats nach Anschaffung erfolgen. Ob die Kasse gekauft, gemietet oder geleast wurde, ist egal. Das Finanzamt will auch wissen, seit wann die Kasse in Betrieb ist und wenn sie außer Betrieb genommen wird.
  • Barrierefreiheitsstärkungsgesetz: Zum 28. Juni 2025 tritt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) in Kraft, das allen Menschen Teilhabe am Wirtschaftsleben ermöglichen soll. Es betrifft u.a. Hersteller, Händler und Dienstleister und erfordert ggfls. Änderungen an Produkten, Dienstleistungen, Websites und Onlineshops. Ausgenommen sind dienstleistende Kleinstunternehmen (weniger als zehn Beschäftigte oder Jahresumsatz von höchstens zwei Millionen Euro oder Jahresbilanzsumme von höchstens zwei Millionen Euro). Für Kleinstunternehmen, die Produkte vertreiben, gilt diese Ausnahme nicht.
    Die IHK informiert auf ihrer Themenseite BFSG.
  • AI Act: Die KI-Verordnung ist am 1. August 2024 in Kraft getreten, Verbote und Verpflichtungen werden nun schrittweise eingeführt. Zum 2. Februar 2025 gilt für alle, die KI-Systeme nutzen: Verbotene KI-Systeme, die ein unannehmbares Risiko darstellen, dürfen nicht mehr verwendet werden. Mehr Informationen hier.
  • Data-Act: Hersteller und Anbieter vernetzter Produkte und Services müssen ab dem 12. September 2025 Nutzern Zugriff auf die von ihren Geräten generierten Daten gewähren. Betroffen sind beispielsweise Unternehmen im Bereich Internet of Things, Maschinenbau, Mobilität oder Smart Home. Mehr Informationen hier.
  • Wirtschafts-Identifikationsnummer: Bis Ende 2026 erhalten stufenweise alle in Deutschland wirtschaftlich tätigen Personen, Unternehmen und Freiberufler eine neue Wirtschafts-Identifikationsnummer (Kürzel DE und eine 9-stellige Ziffernfolge). Die Vergabe erfolgt ohne Antrag. Sie wird parallel zu anderen Nummern wie der Steuer-ID, der Steuernummer und der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verwendet. Die W-IdNr. soll helfen, Bürokratie abzubauen und die Steuerverwaltung, die Prozesse und den Datenaustausch zwischen Unternehmen und Behörden einfacher machen (z. B. bei der Beantragung von Fördermitteln).